Je vous ai déjà parlé du bon créneau pour regarder vos mails. Aujourd’hui je vous présente un phénomène que vous connaissez certainement tous : le « TTU » (très très urgent). Cette abréviation étrange qui précède l’objet du message et qu’on retrouve de plus en plus souvent. Est-ce possible que tous les messages ainsi désignés soient tous urgents, voir très très urgents ? Et si oui, pour qui et pourquoi ? Peut-être faudrait-il changer la signification de ce fameux « TTU » ? Je vais vous expliquer comment optimiser votre communication.
Il est beaucoup plus facile d’envoyer un mail qu’un courrier ou de passer un appel. Pour ceux d’entre vous qui l’ont vécu au siècle dernier, auriez-vous imaginé une seul instant, passer votre journées à envoyer fax, lettres et autres mémos ? Et mettre une dizaine de personnes en copie bien sûr ? Je suppose que votre réponse sera « certainement pas ! ». Mais envoyer un mail, c’est tellement plus simple et plus rapide et c’est ainsi qu’aujourd’hui, en France, nous envoyons en moyenne 34 mails, et en recevons 88 par jour.
Alors comment faire pour que le destinataire de notre message le traite rapidement ?
Nous nous attendons à des réponses rapides (idéalement en dessous de 4 heures), néanmoins la réalité ne correspond que rarement à ses attentes. Vous l’avez certainement déjà deviné, pour que nos mails ressortent du lot et soient traités plus rapidement, nous ajoutons ce petit « TTU ». Indépendamment de la messagerie utilisée – ces trois lettres montreront au destinataire qu’il faudra laisser tomber toute autre activité pour répondre à notre message.
Quelques consignes de communication à respecter – pour le bien de votre boîte mail et celle de vos collègues
– Posez-vous la question de l’intérêt du message TTU avant de l’écrire/l’envoyer. Peut-être un appel téléphonique peut clarifier le sujet et éviter des allers-retours ? D’autant plus qu’il vous permettra de vous assurer que vous aurez bien votre réponse en temps et en heure ? Surtout s’il s’agit d’une vraie urgence. Ou vous passez tout simplement dans le bureau de votre collègue pour lui poser la question directement ?
– Si la communication directe n’est pas possible et que vous optez pour le mail, expliquez le contexte et la raison de l’urgence. Votre destinataire n’a potentiellement pas les mêmes priorités que vous. Il faudra en conséquence lui expliquer SON intérêt à revenir vers vous rapidement.
– Restez bref, plus votre message sera concis, plus vous augmentez la probabilité qu’il sera lu en entier et qu’en conséquence vous recevrez une réponse.
– Et en cas de doute, un « merci » à la fin n’est jamais mal placé !
– Et si lorsque vous recevez un message « TTU », vous le transformiez tout simplement en message à« Traiter en Temps Utile » ? Décidez si l’importance signalée par l’expéditeur est compréhensible et en quel délais vous ferez un retour. Par la suite, un petit message indiquant pour quand vous allez revenir vers l’expéditeur pourra potentiellement éviter la réception de messages de relance et des « TTTU ».
Vos boîtes mail sont-elles aussi inondées par des messages TTU ? Comment gérez-vous ces messages ?
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