Le télétravail, avant mi-mars 2020 souvent considéré comme exceptionnel et « extra-ordinaire » dans le pur sens du terme, est depuis la crise du COVID-19 devenu la norme pour beaucoup d’entre nous. Cependant, cette façon de travailler nécessite la mise en place de bonnes pratiques pour garantir efficacité, performance et bien-être. Dans mon premier blog je vous ai surtout parlé du cadre organisationnel et culturel idéal. Aujourd’hui, je vais me concentrer sur le collaborateur travaillant à distance et comment lui-même peut optimiser sa façon de travailler.
Les stratégies dans cet article vous permettront de mettre en places des bonnes habitudes qui peuvent vous aider à réduire votre niveau de stress. Si vous voulez tester dans quelle mesure vous maîtriser les SHRS™ (smarts habitudes pour résister au stress), je vous conseille de faire ce test.
Être autonome peut vous faciliter la vie
Moins vous dépendez dans votre travail de vos collègues, managers ou d’autres facteurs que ne vous pouvez pas influencer (des retours de partenaires externes par exemple), plus vous pourrez adapter et optimiser votre organisation.
Ça semble logique, n’est-ce pas ? Mais êtes vous conscient que l’autonomie intègre aussi l’alignement sur les objectifs et cibles à atteindre et non seulement la capacité d’effectuer vos tâches sans aide ? Si vous êtes alignés sur les objectifs avec votre manager/dans le sein de votre entreprise, vous optimiserez votre organisation et votre temps par rapport à ces cibles. Cet alignement est d’autant plus important quand vous travailez à distance comme vous aurez forcément moins de possibilités pour discuter sur le sens des activités et la direction à prendre. En cas de doute sur la stratégie – qui peut bien évidemment aussi changer, surtout en cette période exceptionnelle de crise – n’hésitez pas à demander des clarifications à votre manager. Et si c’est votre responsabilité de gérer une équipe, un atelier pour discuter de ces sujets est du temps bien investi et vous permettra d’aligner vos collaborateurs autour d’une vision commune.
Votre manager n’est pas un voyant
Ceci est vrai en situation « normale » quand vous vous croisez tous les jours. Mais c’est encore plus vrai en situation de confinement, dans laquelle vous communiquez par écrit, téléphone ou visio. La partie non-verbale de la communication passe beaucoup moins bien à travers ces canaux. Et votre manager ne connaît (dans la plupart des cas) pas votre situation personnelle. En conséquence, il vous faut faire un point sur vos attentes en termes de fréquence et canaux de contact préférés, délais de réponses maximums. Le sujet des urgences est également important à traiter – idéalement équipe. Qu’est-ce qu’une urgence, qui informe qui et par quel canal ? Une fois ces sujets clarifiés, vous pourriez tranquillement mettre votre téléphone en mode « ne pas déranger » pour travailler tranquillement.
Ça vous arrive, de travailler toute une journée et d’avoir le sentiment de n’avoir rien accompli ?
Vous vous mettez devant votre ordinateur, ouvrez votre boîte mail et commencez à traiter vos messages. Vous êtes interrompus par un coup de fil entrant, une demande importante que vous traitez tout de suite avant de vous remettre aux mails. Entretemps, une dizaine de nouveaux mails sont arrivés et sur votre messagerie d’entreprise un clignotant vous indique que vous avez 5 messages entrants. Vous naviguez entre mails et messagerie, puis une visio avec votre manager qui vous relance sur un dossier important. Vous commencer à le traiter mais comme les messages ne cessent de rentrer par mail, messagerie et SMS, vous n’avancez pas vraiment. La soirée tombe et vous avez l’impression de ne pas avoir avancé.
Comment s’organiser pour avancer ?
Le sujet de la capacité attentionnelle est vaste et il y a une multitude de stratégies pour optimiser son organisation et son focus. Je vais vous en donner des pistes simples à mettre en œuvre dès aujourd’hui :
- Planifiez votre journée, identifiez les 3 tâches principales que vous souhaitez accomplir et réservez des créneaux dans votre agenda.
- Dédiez des créneaux aux messageries (maximum 3 par jour) et traitez vos messages entrants exclusivement durant ces créneaux. Enlevez toutes les notifications et fermez les fenêtres de messagerie pour ne pas être interrompu quand vous travaillez sur autre chose.
- Lorsque vous traitez les messages entrants, procédez de la façon suivante :
- Durée de traitement <2 minutes : faire tout de suite
- Durée de traitement >2 minutes : déplacer le message dans le dossier « à traiter aujourd’hui » ou « traiter dans la semaine » et revenez à ces dossiers dans des créneaux dédiés.
Tuez la bête et boostez votre performance au télétravail !
Les applications de messagerie, réseaux sociaux, jeux mobiles etc. fonctionnent de la même façon que les machines à sous dans les casinos. Pour captiver votre attention, ils vous envoient des notifications qui déclenchent le circuit de récompense dans votre cerveau. Ça lui plaît, cette attention ! Et on vous aime – tous les likes sur vos posts le prouvent. Vous n’arrêtez donc pas de naviguer sur les réseaux à la recherche de sensations positives. Et c’est tellement plus simple que de travailler un dossier !
Mais pour pouvoir travailler de façon efficace, il faut se concentrer sur son travail et arrêter le multitasking. Pour cela, éliminez les notifications ou mettez votre téléphone en mode « ne pas déranger ». Sans les alertes permanentes, vous pourrez vous concentrez beaucoup plus facilement.
Montrez à votre environnement que vous travaillez
Ce ne sont pas que messageries et notifications qui peuvent interrompre notre concentration mais aussi les personnes qui nous entourent – surtout quand il faut partager l’espace de travail avec d’autres membres de la famille. Essayez de vous mettre d’accord sur les signes externes qui vous permettront de montrer que vous travaillez et ne souhaitez pas être dérangé. Un casque est l’outil idéal – avec un bruit de fond il peut en plus faciliter la concentration. Si vous n’avez pas de casque, une « casquette travail » ou tout autre objet dédié peut faire l’affaire.
Le sujet de la concentration est de l’attention est vaste – c’est pour cela qu’il remplit des livres entiers. Il me semblait cependant de vous donner quelques astuces rapides et faciles à mettre en place. J’espère que ces conseils vous ont été utiles, n’hésitez pas de les commenter ou de me faire des retours sur des sujets à creuser.
Bonne mise en pratique et à bientôt !
